Ein Umzug mit dem eigenen Unternehmen klingt nach Stress? Muss er nicht. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie das Projekt so entspannt angehen wie einen gut geplanten Urlaub. Diese Checkliste zeigt Ihnen, woran Sie in jedem Abschnitt denken müssen – von der Kündigung des alten Mietvertrags bis zur Einrichtung der neuen Arbeitsplätze. So bleibt Ihr Team motiviert, Ihre IT online und Ihr Geschäft ohne lange Unterbrechung am Laufen.
Quicklinks zu Behörden und Formularen:
Sie wollen keine Ausfallzeiten riskieren?

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„Als ich selbst meinen ersten Firmenumzug organisiert habe, dachte ich: ‚Das kriege ich schon irgendwie hin.‘ Am Ende hat mich jeder Fehler Zeit, Geld und Nerven gekostet. Genau deshalb habe ich diese Checkliste entwickelt – damit andere Unternehmer den Umzug strukturiert, stressfrei und vor allem erfolgreich meistern.“
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Sie brauchen Hilfe beim Umzug?
6 Monate vorher
- [ ] Neuen Mietvertrag prüfen und unterschreiben
- [ ] Kündigung des alten Mietvertrags einreichen
- [ ] Projektteam für den Umzug bilden
- [ ] Budgetrahmen für den Umzug festlegen
- [ ] Angebote von Umzugsunternehmen / Speditionen einholen
- [ ] Erste IT-Planung (Server, Telefonanlage, Internet) starten
- [ ] Bedarf an Büroausstattung und Möbellayout im neuen Standort prüfen
- [ ] Versicherungsschutz prüfen (Transportversicherung, Haftpflicht etc.)
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„Je früher Sie planen, desto weniger müssen Sie improvisieren. Ein klarer Plan spart später Geld, Nerven und Ausfallzeiten.“
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1 Monat vorher
- [ ] Umzugskartons und Verpackungsmaterial bestellenServer- und Datensicherung vorbereiten
- [ ] Dokumente und Akten ordnen, archivieren oder entsorgen
- [ ] Server- und Datensicherung vorbereiten
- [ ] Ansprechpartner für Vermieter und Dienstleister festlegen
- [ ] Räume im neuen Büro vorbereiten (Renovierung, Strom, Netzwerkverkabelung)
- [ ] Stellplan für Möbel & Technik im neuen Büro finalisieren
- [ ] Übergabeprotokoll für alte und neue Räume vorbereiten
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„Ein Umzug scheitert selten am Transport – meistens an fehlender Vorbereitung von IT und Dokumenten.“
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Umzugstag
- [ ] Demontage der Möbel überwachen
- [ ] Technik abbauen und transportfertig machen
- [ ] Umzugsunternehmen koordinieren
- [ ] Checklisten abhaken (jede Etage, jeder Raum)
- [ ] Übergabeprotokoll mit altem Vermieter unterschreiben
- [ ] Erste Prüfung im neuen Büro: Strom, IT, Telefon, Internet
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„Alles, was nicht dokumentiert ist, gilt am Ende als vergessen. Übergabeprotokolle sind Ihr Schutzschild.“
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3 Monate vorher
- [ ] Mitarbeiter informieren und einbinden
- [ ] Bürolayout und Arbeitsplatzaufteilung planen
- [ ] Externe Partner informieren (z. B. IT-Dienstleister, Architekt, Büroausstatter)
- [ ] Möbel und technische Geräte inventarisieren
- [ ] Verträge prüfen: Strom, Internet, Telefon, Reinigung, Sicherheit
- [ ] Neue Adresse intern und extern kommunizieren (Briefpapier, E-Mail-Signaturen vorbereiten)
- [ ] Umzugsunternehmen verbindlich beauftragen
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„Transparenz schafft Akzeptanz: Wer Mitarbeiter früh einbindet, vermeidet Gerüchte und Widerstand.“
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1 Woche vorher
- [ ] Alle Mitarbeiter an den Ablauf erinnern
- [ ] Wichtige Daten ein letztes Mal sichern
- [ ] Beschriftung der Kartons (Raumzuordnung + Inhalt) sicherstellen
- [ ] Schlüsselübergabe-Termine koordinieren
- [ ] IT-Systeme und Telefonanlagen abbauen lassen (oder vorbereiten)
- [ ] Personalpläne für den Umzugstag festlegen (wer ist wann vor Ort)
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„Beschriftung ist die halbe Miete: Ein klar markierter Karton spart zehn Minuten Sucherei – mal hundert Kartons.“
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Was jetzt noch folgt
- [ ] Adressänderung bei Finanzamt, IHK, Handelsregister melden
- [ ] Gewerbeummeldung durchführen
- [ ] Postnachsendeauftrag einrichten
- [ ] Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden informieren
- [ ] Neue Adresse in Website, Google Business, Social Media, Rechnungen anpassen
- [ ] IT-Systeme und Telefonanlagen testen
- [ ] Interne Nachbesprechung: offene Punkte klären
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„Die Adresse ist Ihr digitales Herzstück – vergessen Sie keine Plattform, sonst landen Kunden ins Leere.“
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